Se você trabalha com vendas técnicas, especialmente na área de Tecnologia da Informação ou Telecomunicações, certamente conhece este termo. Alguns dizem ser um mal necessário, pois acrescenta uma camada de burocracia aos processos de compras. Para alguns, trata-se de algo essencial para gerar organização e documentar o que será solicitado frente ao que será entregue, servindo até mesmo de material base para um teste de bancada.
Nos processos técnicos de vendas, RFx refere-se a uma série de documentos usados pelos compradores para solicitar licitações, propostas ou informações de vendedores ou fornecedores. O “x” pode significar diferentes coisas, os mais utilizados são:
- Informação (RFI – Request for Information)
- Proposta (RFP – Request for Proposal)
- Cotação (RFQ – Request for Quotation)
Algumas instituições utilizam nomenclaturas levemente diferentes, mas que possuem significado e objetivos similares e dentro do escopo das três anteriores, como RFQ (Request for Qualification), onde pretende-se qualificar o fornecedor para um processo posterior, além da RFT (Request for Tender), nomenclatura utilizada em alguns processos governamentais.
Aqui estão os principais tipos de RFx em processos técnicos de vendas:
Solicitação de Informações (RFI): Geralmente, esta é a primeira etapa do processo de aquisição. As RFIs são utilizadas para coletar informações sobre produtos, serviços ou fornecedores disponíveis no mercado. Eles ajudam os compradores a compreender as capacidades, ofertas e experiência de fornecedores potenciais. As RFIs geralmente incluem perguntas sobre especificações técnicas, capacidades, modelos de preços, histórico da empresa e experiência de mercado.
Solicitação de Proposta (RFP): As RFPs são usadas quando o comprador tem uma compreensão clara de seus requisitos e está buscando propostas detalhadas de fornecedores para atender a esses requisitos. Em vendas técnicas, as RFPs geralmente incluem critérios específicos, como funcionalidades, requisitos de desempenho e planos de implementação, além de estruturas de preços. Espera-se que os fornecedores forneçam propostas abrangentes que descrevam como atenderão às necessidades do comprador, incluindo especificações técnicas, prazos, preços e quaisquer termos e condições relevantes. Na prática, aproxima-se muito de uma proposta comercial.
Solicitação de cotação (RFQ): As RFQs são usadas quando o comprador sabe exatamente o que deseja e está buscando informações sobre preços dos fornecedores. Em vendas técnicas, as RFQs geralmente incluem especificações detalhadas ou lista de materiais (BOM – Bill of Materials) para produtos ou serviços específicos. Espera-se que os fornecedores forneçam cotações de preços com base nos requisitos fornecidos, incluindo descontos por volume, condições de entrega e condições de pagamento.
Solicitação de licitação (RFT – Request for Tender): as RFTs são semelhantes às RFPs, mas normalmente são usadas em processos de compras governamentais ou quando o comprador busca propostas competitivas para grandes projetos ou contratos. Nas vendas técnicas, os RFTs geralmente incluem especificações técnicas detalhadas, requisitos de desempenho, critérios de avaliação e termos e condições. Espera-se que os fornecedores apresentem propostas formais descrevendo como irão cumprir os requisitos e atender às necessidades do comprador, juntamente com informações sobre preços. Na prática, o processo é o atendimento a um edital, podendo incluir testes de bancada, por exemplo.
Solicitação de Qualificações (RFQ): As RFQs são usadas para pré-qualificar fornecedores com base em suas capacidades, experiência e qualificações antes de emitir RFPs ou outros documentos de aquisição. Em vendas técnicas, as RFQs podem incluir perguntas sobre o conhecimento técnico de um fornecedor, certificações, experiência anterior com projetos semelhantes, estabilidade financeira e referências.
Cada tipo de solicitação de cotação atende a uma finalidade específica no processo de aquisição, permitindo que os compradores reúnam informações, avaliem opções e, por fim, selecionem o melhor fornecedor para atender às suas necessidades.